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做好客戶開發(fā)，首先要會寫開發(fā)信

2015-02-10    分類： 網(wǎng)站建設(shè)

外貿(mào)開發(fā)信就是外貿(mào)業(yè)務(wù)員把自己公司的產(chǎn)品、服務(wù)、優(yōu)勢等通過郵件、信函發(fā)送給潛在的國外客戶，希望建立合作關(guān)系，共同發(fā)展，潛在的國外客戶收到郵件、信函后，如有意向，則會與外貿(mào)業(yè)務(wù)員進行進一步的溝通、談判，最終確立購買合同。
做好客戶開發(fā)，首先要會寫開發(fā)信
郵件寫法
明確的主題
一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經(jīng)驗了，內(nèi)容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點開郵件，目的就達到了。至于他看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實際情況和你內(nèi)容的功力了。
使用最最簡單的詞匯和句子。
需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表達你要表達的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，簡單簡單再簡單;，能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達同樣的意思，那就是最厲害的！
多使用被動語態(tài)。
我們明天會寄你樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow. 這句話沒錯，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會這樣寫：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動語態(tài)，人稱就沒有了。
語氣要緩和。
其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的?？匆痪湓扨ls give me reply today.” 這句話如果面對面講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者no problem；如果電話里說，也不會有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么？
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。
郵件忌諱
忌長篇大論介紹。
寫公司介紹要看具體情況。如果公司有突出的優(yōu)勢，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了?？梢赃@樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
簡單一點，一兩句話點到重點，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。
不可過長
客人的時間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個不認(rèn)識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認(rèn)真去看？而且很多老外的時間觀念很強，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
不要使用奇奇怪怪的字體。
很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫email的人會發(fā)現(xiàn)，客人很少會用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對少一點。
一部分臺灣和香港客人會用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。
一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強調(diào)的東西。比如有個客人的郵件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND .
Thanks.
Rio
這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強調(diào)，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡單，你不太容易忽視，但是如果一封很長的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。
不要說一些毫無意義的話。
比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復(fù)？那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。
但是這句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。
開發(fā)信還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什么，你的優(yōu)勢在那里。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
盡可能不使用附件和圖片。
附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時候就使用報價單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。
只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個新客人的詢價的時候，那你回復(fù)的時候，就可以插入報價單或者圖片了。
第一次聯(lián)系客人的時候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。
不要插入URL鏈接。
很多朋友在寫開發(fā)信的時候，總是會在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。
寫作技巧
客戶分析
要對客戶進行認(rèn)真的分析以后再寫開發(fā)信，切忌在沒有分析客戶類別、沒有清楚客戶需求的情況下就盲目地寫開發(fā)信，寫開發(fā)信要有針對性。盲目地寫開發(fā)信就像大海撈針一樣，收效甚微。在寫開發(fā)信前一定要弄清產(chǎn)品是不是正是客戶需要的，客戶的規(guī)模是怎樣的等。要結(jié)合自己的產(chǎn)品優(yōu)勢和特點，分析客戶情況，挑選出可能適合自己的客戶群，有針對性地發(fā)郵件，哪怕一天只發(fā)十幾封，甚至是幾封，效果都要好過沒有針對性地發(fā)上幾百封。
注意時差
寫開發(fā)信時最好計算好中國與客戶的時差，在客戶上班或即將上班的時候發(fā)，這樣客戶讀到開發(fā)信并回復(fù)的概率就大大提高了。
如何介紹自己公司
開發(fā)信不宜過長，重點介紹自己的產(chǎn)品。在信的結(jié)尾寫上自己的公司名字、標(biāo)志和網(wǎng)站網(wǎng)址，讓客戶覺得我們就是一家真實存在的有誠信的公司。
標(biāo)題內(nèi)容中加客人的名字
一般來說，寫外貿(mào)開發(fā)信應(yīng)該盡量用到對方的名字，使得開發(fā)信更加人性化和個性化。一般建議在標(biāo)題上直接寫上客戶的名字，比如可以有以下簡單原始的模式：客戶名字+產(chǎn)品名稱；或者是：客戶名字+產(chǎn)品名稱+MADE IN CHINA;又或者是：客戶名字+我們是生產(chǎn)產(chǎn)品名;的生產(chǎn)商；客戶名字+假定式開發(fā)信標(biāo)題，客人名字+疑問式開發(fā)信標(biāo)題。
如何在開發(fā)信里突出自己
就算挖空心思想也得想出自己的優(yōu)勢來。我以前也是在很小的貿(mào)易公司做sales，沒有產(chǎn)品優(yōu)勢，沒有供應(yīng)商優(yōu)勢，沒機會去展會，一開始連B2B都沒有，唯一的辦法就是google和歐洲的yellow page啊。
我當(dāng)時想出來的優(yōu)勢有這么幾個：
第一，我能在第一時間回復(fù)客人；
第二，我能一次性給全所有信息，包括產(chǎn)品信息和包裝資料，價格，裝箱量，起訂量，裝柜數(shù)，裝運港，以及計算運費等等，只要客人一封詢價email就能得到完整回復(fù)；
第三，我能提供免費樣品；
第四，我能提供免費樣本；
還有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的優(yōu)勢所在的。
看你有沒有花心思和動腦筋了。銷售的精髓就是差異化營銷！Evian礦泉水為什么賣9塊多一小瓶？那是因為它的差異化就在于它的水出自法國alpes山，純凈無污染，從生產(chǎn)到最后裝瓶沒有經(jīng)過任何一個人的手指，這就是它能做到，而別人做不到的，就是它的賣點！所以他就能賣高價，拉開價格差距。
模板套用
開發(fā)信寫得好壞，很多時候直接關(guān)系到回復(fù)率。因為太多朋友都只是自己寫一個模板，或者網(wǎng)上抄個模板，就一個一個漫天亂發(fā)，結(jié)果幾乎都是石沉大海，就是因為缺少針對性，而且函電書和網(wǎng)上很多內(nèi)容都有點過時了。
只有讓客人覺得，你是一個認(rèn)真的人，而且從你的郵件里一眼就能覺得你的專業(yè)和與眾不同?？腿藢δ愕谝挥∠蠛昧?，將來的合作希望就是存在的呢！
寫作準(zhǔn)備
搜尋客戶信息
外貿(mào)開發(fā)信，即是通過郵件的形式將產(chǎn)品及企業(yè)信息發(fā)送到潛在客戶郵箱，從而達成合作意向，收獲訂單，發(fā)展業(yè)務(wù)！但在實施過程中，許多的企業(yè)或個人發(fā)現(xiàn)，搜尋大量的客戶信息及企業(yè)郵箱地址讓人苦惱不已！不僅工程浩大，而且效率低下，但又不得不做。有鑒于此，
確認(rèn)客戶信息
中國作為全球垃圾郵件的重大來源地，因此在郵件的發(fā)送數(shù)量以及退信數(shù)量上，每個郵件運營商都有著嚴(yán)格的規(guī)定與限制！那么，怎樣在有限的發(fā)信量上提升效率，盡可能的減少退信數(shù)量呢？郵件退信，除了對方服務(wù)器限制，網(wǎng)絡(luò)連接等不可控的情況，大多數(shù)的退信是由于我們的目標(biāo)郵件地址不正確造成的！
主體內(nèi)容
1)不長篇大論的介紹公司或工廠；
2)不炫耀英文水平；
3)不插入超鏈接或圖片；
4)不說毫無意義的廢話；
5)少說從哪里得到客人聯(lián)系方式；
6)少用第一人稱；
7)少用書面語；
8)少用中國式英語。
外貿(mào)函電的精髓就是，簡單簡單再簡單;。
再補充幾句：好的開發(fā)信肯定是必要的，但是當(dāng)大家有一封好的開發(fā)信寫給采購商后，大家請別忘記要進行跟蹤。目前效果最直接的跟蹤客戶的方式就是打電話跟蹤。
優(yōu)勢
外貿(mào)開發(fā)信的大優(yōu)勢在于，可以大限度地降低公司開發(fā)國外客戶的成本，僅需外貿(mào)業(yè)務(wù)員，一臺電腦，網(wǎng)絡(luò)，借助于搜索引擎即可完成。甚至可以沒有開通國際長途的電話，因此，作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，即使沒有非常流利的外語口語功底，也可以完成外貿(mào)開發(fā)信的工作。
弊端
因外貿(mào)開發(fā)信僅僅借助于郵件、信函完成，因此可能因為國外客戶的郵箱地址不正確等各種原因而被拒收，也可能因為無法通過國際長途催促客戶回復(fù)郵件而只能被動地等客戶回復(fù)郵件，等各種原因，而錯失與國外客戶確立合作關(guān)系的機會。
范例
Hi Sir,
Glad to hear that you're on the market for fiberglass. We specialize in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch chopped strand mat, with good quality and pretty competitive price.
一開始開門見山指出，很高興獲悉您對某某產(chǎn)品感興趣，我們專業(yè)生產(chǎn)這類產(chǎn)品多年，優(yōu)勢在于什么地方，質(zhì)量好，價格相當(dāng)有競爭力。這樣就已經(jīng)把要表達的意思表達出來了。
Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!
第二段就是兩句話，有問題隨時聯(lián)系我，免費樣品隨時會寄來供您測試！既表達了你想要合作的愿望，又表示了自己的誠意，只要您有需要，我們隨時為您服務(wù)。這樣寫的就給人感覺不卑不亢，既沒有顯得很拽，也沒有在老外面前矮一截。大家是平等的關(guān)系，本來就是相互的合作，找機會爭取雙贏。這點反而會讓西方人比較贊賞。
Tks & br,
Jack
**** company (這里留下公司名、電話、傳真、郵件就可以了，正文就可以寫的很簡單)
Tel: ***
Fax: ***
Mail: ***
Website: **** (如果要在里面加上網(wǎng)頁鏈接，請放在簽名里，不要放正文，讓人感覺更像搞推銷的，不太好。)
退信原因
1、郵箱地址出現(xiàn)拼寫錯誤；
2、對方郵箱已經(jīng)棄用；
3、發(fā)件人自己的郵箱已滿，導(dǎo)致接收不到客戶郵件；
4、信件有可能被對方的郵箱默認(rèn)為垃圾郵件，而潛在客戶沒有定期審查垃圾郵件的習(xí)慣；
5、網(wǎng)絡(luò)原因，或者郵箱的穩(wěn)定性不好，導(dǎo)致發(fā)送失?。?/div>
6、客戶國家過節(jié)，導(dǎo)致回復(fù)延遲；
7、郵件的標(biāo)題引不起客戶興趣；
8、帶有附件，客戶擔(dān)心病毒，不敢打開；
9、附件過大，不便打開，耗用資源，客戶直接刪除；
10、客戶可能不愿意相信免費郵箱發(fā)的郵件并與其有郵件往來，擔(dān)心信息被竊取；
11、對客戶無絲毫了解，產(chǎn)品不對路；
12、誤讀客戶的求購信息，產(chǎn)品不對路；
13、客戶的求購信息發(fā)布已久，目前無需求；
14、給予對方的回信不夠及時，對方已經(jīng)找到好的買家；
15、不了解自己的優(yōu)勢產(chǎn)品和沒有把握好目標(biāo)客戶，大海撈針，開發(fā)信無針對性和目的性；
16、開發(fā)信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17、錯別字，語法錯誤太多，理解困難；
18、開發(fā)信行文措辭不夠?qū)I(yè)；
19、信件內(nèi)容沒有做到言簡意賅并體現(xiàn)自身產(chǎn)品的價值；
20、對方國家擔(dān)心中國人的產(chǎn)品傾銷，給予高關(guān)稅以制約進口，而客戶無意從中國進口產(chǎn)品；
21、對方公司已有自己固定的供應(yīng)商；
22、某些客戶發(fā)布求購信息的目的單純只是為了考察市場行情；
23、開發(fā)信的內(nèi)容無吸引力；
24、某些客戶可能不愿與中間商（foreign trade（外貿(mào)）公司）談合作事宜；
25、產(chǎn)品價格無競爭力，報價過高，價格不在客戶的期望范圍之內(nèi)；
26、對方對你的公司與產(chǎn)品缺乏了解，有心理防范作用，擔(dān)心上當(dāng)受騙；
27、某些客戶由于對產(chǎn)品的需求時間較急，喜歡更直接的聯(lián)系方式，例如電話，傳真等，但是開發(fā)信上沒有標(biāo)明這些聯(lián)系方式；
28、對方可能設(shè)置了拒絕接收陌生郵件。

網(wǎng)站欄目：做好客戶開發(fā)，首先要會寫開發(fā)信
當(dāng)前URL：http://www.rwnh.cn/news34/33534.html

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