1、積極主動(dòng)地與客戶進(jìn)行溝通

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(1）、項(xiàng)目中一定要有溝通策略,和高管如何匯報(bào)工作進(jìn)展,取得支持?和中層如何就業(yè)務(wù)目標(biāo)不斷確認(rèn),逐步清晰?和基層如何就項(xiàng)目應(yīng)用操作模式達(dá)成一致,持續(xù)改進(jìn)?都需要通過溝通反饋完成.

溝通的作用對于高管是讓他們清楚項(xiàng)目一直按照目標(biāo)前進(jìn),每個(gè)階段工作進(jìn)展是否順利,影響項(xiàng)目正常運(yùn)做原因是什么,需要哪些資源幫助.和高管溝通比較多的話,第一個(gè)好處是高管經(jīng)常聽匯報(bào)就知道項(xiàng)目進(jìn)展程度,可以安排反饋檢查,看是否具備項(xiàng)目所說的進(jìn)展,這樣一旦認(rèn)可了各個(gè)階段目標(biāo)后,最終要求高管簽字確認(rèn)也就順理成章了.給高管匯報(bào)技巧就是簡潔明了,真實(shí)客觀,有理有據(jù)分析問題,提出對策建議請其決策即可.

中層往往是項(xiàng)目主要的推動(dòng)力量和實(shí)際執(zhí)行者,也往往是對具體業(yè)務(wù)需求最主要的要求者,他們對企業(yè)實(shí)際運(yùn)做過程最清楚,提出要求最具體,而且項(xiàng)目驗(yàn)收與否沒有中層的同意往往也是不太容易做到的.往往通過前期業(yè)務(wù)調(diào)研只能對企業(yè)項(xiàng)目目標(biāo)有一個(gè)大的,宏觀的認(rèn)識(shí),但如何細(xì)化并最終落實(shí)并非是一步到位的過程.因此在整個(gè)項(xiàng)目過程中,雙方項(xiàng)目組要不斷溝通,特別是企業(yè)中層溝通,才能逐步認(rèn)識(shí)越來越深刻,最終達(dá)成一致.

和基層的溝通主要體現(xiàn)對最終用戶的關(guān)懷,定期主動(dòng)和最終用戶溝通,消除一些怨氣,讓用戶能堅(jiān)持用下去,這個(gè)時(shí)候往往發(fā)現(xiàn)很多用戶真的是非常好相處,盡管軟件還有很多值得改進(jìn)的地方,但他們一旦認(rèn)可團(tuán)隊(duì),反而會(huì)盡心盡力幫助推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)行.

(2）、目前一般要求每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目進(jìn)行中都要填寫詳盡的項(xiàng)目月報(bào),反映項(xiàng)目的進(jìn)度,與計(jì)劃的偏差,完成的項(xiàng)目內(nèi)容,投入人力,目前項(xiàng)目存在的問題,以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目下月的進(jìn)度等等.將進(jìn)度月報(bào)交部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理中心、總經(jīng)辦審閱.

(3）、類似地也要制定針對客戶的月報(bào)甚至是周報(bào),將相關(guān)的信息反應(yīng)到客戶方的負(fù)責(zé)人,及相關(guān)高層.可以先發(fā)郵件,然后還要電話落實(shí)收到并口頭簡要匯報(bào),特別是高管層,千萬不要以為發(fā)了就等于別人會(huì)去看,一定要口頭跟進(jìn)匯報(bào)一次,保證客戶各方面負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目進(jìn)展做到心中有數(shù).

2、寫好備忘錄和問題跟蹤記錄

(1)、在一個(gè)漫長項(xiàng)目周期中，很多工作做了也就做了，認(rèn)可了也就認(rèn)可了，時(shí)間一長也就忘記了很多承諾和約定，到了驗(yàn)收的時(shí)候就翻出來重新要，這種事情很多人可能都經(jīng)歷過，明明說得可以先不做的內(nèi)容最終驗(yàn)收的時(shí)候又成了必要條件。所以在一個(gè)項(xiàng)目中要順利驗(yàn)收，一定要寫好備忘錄，把平時(shí)項(xiàng)目過程中重要階段點(diǎn)雙方達(dá)成的共識(shí)詳細(xì)記錄下來，以備查詢。

(2)、項(xiàng)目組在每次現(xiàn)場工作都必須要寫備忘錄，備忘錄必須注明現(xiàn)場工作天數(shù)，按時(shí)間段寫清楚工作內(nèi)容，性質(zhì)和時(shí)間長度。

例如培訓(xùn)工作要寫清楚培訓(xùn)人員名稱，培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)小時(shí)數(shù)，培訓(xùn)掌握效果；

例如裝機(jī)工作要寫清楚裝機(jī)軟件，裝機(jī)臺(tái)數(shù)，是否可正常使用等等細(xì)節(jié)。

(3)、每次備忘錄要口頭交流認(rèn)可后才打印簽字確定階段性工作成果。下次工作則根據(jù)前次備忘錄的雙方約定繼續(xù)進(jìn)行，保障項(xiàng)目在每次工作基礎(chǔ)上不斷前進(jìn)，并用備忘錄約束雙方的行為。

(4)、備忘錄標(biāo)準(zhǔn)的寫法是先簡要匯報(bào)階段工作中內(nèi)容，要用積極肯定性的文字給自己前一段工作或者一些提法給出正面結(jié)論，這樣大家看了才有信心。

(5)、這個(gè)工作內(nèi)容往往是上一階段約定要解決的內(nèi)容，而且在這次現(xiàn)場工作中得到解決的內(nèi)容，要考慮和上一次備忘錄約定工作內(nèi)容的呼應(yīng)，很多人寫備忘錄，純粹是為了備忘而備忘，備忘錄三大功能，第一是備忘，第二是繳功，第三是約定后續(xù)工作安排，推動(dòng)事情繼續(xù)前進(jìn)。所以寫備忘錄首先要講上一次我們約定什么工作，這次是否完成，完成質(zhì)量如何，沒有完成是什么原因造成的，是否納入下一次解決的內(nèi)容，這樣的文檔才有體系，也能體現(xiàn)出一個(gè)人整個(gè)項(xiàng)目過程中的脈絡(luò)，否則寫這么多備忘有什么用？

(6)、結(jié)論出來后后備忘錄要詳細(xì)描述自己所做工作細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)越詳細(xì)越好，讓項(xiàng)目組彼此認(rèn)可工作內(nèi)容和質(zhì)量，而且對服務(wù)工作量可以有一個(gè)客觀的評估。而且在寫備忘錄時(shí)發(fā)現(xiàn)自己大量時(shí)間并非在有效溝通或者在推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施上，那么意味著項(xiàng)目已經(jīng)是在失去控制路上，應(yīng)該立即引起警覺并采取措施解決。

(7)、備忘錄最后還要約定下一階段雙方工作安排，在后續(xù)工作中嚴(yán)格按照備忘錄設(shè)計(jì)自己的工作計(jì)劃，了解企業(yè)項(xiàng)目組進(jìn)展，如果企業(yè)項(xiàng)目組方面配合出現(xiàn)問題，在下次備忘錄中要明確指出責(zé)任承擔(dān)方，給用戶形成一定的壓力，從而更好推動(dòng)項(xiàng)目走向前進(jìn)。一些重要的項(xiàng)目目標(biāo)約定或者驗(yàn)收意見可以單獨(dú)寫備忘錄，在最終驗(yàn)收時(shí)可以作為依據(jù)。這樣一個(gè)備忘錄一個(gè)腳印推動(dòng)項(xiàng)目向目標(biāo)前進(jìn)，每個(gè)備忘錄都在前一階段工作上有一點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)步，最終項(xiàng)目驗(yàn)收就是水到渠成的事情。

(8)、除了實(shí)施備忘錄外，實(shí)施人員最好給每天工作做詳細(xì)記錄，實(shí)施備忘錄個(gè)人認(rèn)為只是一個(gè)工作進(jìn)度大概描述，而且可能會(huì)有水分，因而需要有一個(gè)每天工作的詳細(xì)記錄用于自己或者團(tuán)隊(duì)成員準(zhǔn)確把握項(xiàng)目脈搏，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，個(gè)人也能隨時(shí)做項(xiàng)目回顧，用戶的反復(fù)也能隨時(shí)記錄在案，如果出現(xiàn)項(xiàng)目延誤，也能有理有節(jié)和用戶應(yīng)對。

3、精心準(zhǔn)備一次成功的匯報(bào)

(1)、如果項(xiàng)目準(zhǔn)備驗(yàn)收了，一般要安排一次驗(yàn)收鑒定，這個(gè)鑒定可能是要請專家來看，可能是企業(yè)內(nèi)部組織，也可能就是幾個(gè)人認(rèn)可簽字即可。因此如果要驗(yàn)收，最后鑒定這個(gè)工作質(zhì)量要高。

(2)、要準(zhǔn)備好一套模擬現(xiàn)場環(huán)境的演示環(huán)境，要有足夠真實(shí)的數(shù)據(jù)，要設(shè)計(jì)一套體現(xiàn)應(yīng)用特色介紹流程，要準(zhǔn)備一套詳實(shí)匯報(bào)材料和相應(yīng)PPT。

(3)、要保證驗(yàn)收大會(huì)順利通過，其實(shí)是在驗(yàn)收大會(huì)前將相關(guān)匯報(bào)工作和現(xiàn)場應(yīng)用情況和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做過匯報(bào)，并得到充分認(rèn)可。

參考資料： 如何做好軟件項(xiàng)目的驗(yàn)收  http://www.studyofnet.com/news/955.html

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